Seuran säännöt ja rekisteriseloste

Seuran säännöt alla ja sääntöjen jälkeen reksiteriseloste.

Seuran ylimääräisessä kokouksessa 30.8.2014 hyväksytyt säännöt:

Mäntsälän tennisseura ry

TOIMINTASÄÄNNÖT

1 § Yhdistyksen nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Mäntsälän tennisseura ry ja sen kotipaikka on Mäntsälä.

Yhdistys on perustettu kesäkuun 12 päivänä 1986 ja siitä käytetään säännöissä nimeä seura.

Seuran kieli on suomi. Seuran toiminta-alue on Mäntsälän seutu lähialueineen.

2 § Tarkoitus ja tavoitteet

Seuran tarkoituksena on edistää tennisharrastusta seuran toiminta-alueella siten, että mahdollisimman moni seuran jäsen harrastaisi kunto-, kilpa- tai huippu-urheilua.

– Tarkoitustaan seura toteuttaa tarjoamalla jäsenilleen kilpailutoimintaa, koulutustoimintaa, valmennus- ja harjoitustoimintaa, tiedotustoimintaa ja kasvatustoimintaa

– Pyrkimällä omatoimisesti kehittämään ja hankkimaan harjoituspaikkoja ja –välineitä tennisharrastuksen kehittämiseksi.

– Harjoittamalla julkaisutoimintaa.

– Ottamalla vastaan testamentteja ja lahjoituksia sekä omistamalla toimintaansa varten tarpeellisia kiinteistöjä.

– Hankkimalla varoja aatteellisen toimintansa tukemiseksi, järjestäen huvitilaisuuksia, keräyksiä ja arpajaisia, harjoittaen kustannus- ja monistustoimintaa sekä bingotoimintaa sekä välittäen jäsenilleen voittoa tavoittelematta urheiluvälineitä ja varusteita.

Tarvittaessa seura hankkii toimintaansa varten asianmukaisen luvan.

3 § Seura on Suomen Tennisliiton jäsen

4 § Seuran jäsenet

Seuran jäseneksi voi hallitus hyväksyä henkilön, joka sitoutuu noudattamaan seuran sääntöjä.

Kunniajäseneksi voidaan hallituksen esityksestä seuran kokouksen päätöksellä kutsua henkilö, joka on huomattavasti edistänyt seuran toimintaa. Kunniajäsenen arvo on elinikäinen.

Kunniapuheenjohtajaksi voidaan seuran kokouksen päätöksellä kutsua seuran puheenjohtajana ansiokkaasti toiminut henkilö. Kunniapuheenjohtajan arvo on elinikäinen.

Kannattavaksi henkilöjäseneksi voi seuran hallitus hyväksyä yksityisen henkilön ja kannattavaksi yhteisöjäseneksi oikeuskelpoisen yhteisön, joka tukee seuran toimintaa suorittamalla vuotuisen tai kertakaikkisen kannattajajäsenmaksun. Kannattavalla yhteisöjäsenellä on puheoikeus, mutta ei äänioikeutta seuran kokouksessa.

Seura pitää yhdistyslain edellyttämää jäsenluetteloa.

5 § Jäsenyydestä eroaminen ja erottaminen

Jäsenellä on oikeus erota seurasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai puheenjohtajalle tai ilmoittamalla eroamisestaan seuran kokouksessa pöytäkirjaan merkitsemistä varten.

Ero katsotaan tapahtuneeksi heti kun ilmoitus on tehty, mutta eroava jäsen on velvollinen suorittamaan maksunsa sekä muut näiden sääntöjen edellyttämät velvoitteet kuluvan kalenterivuoden loppuun.

Hallitus voi erottaa seurasta jäsenen, joka laiminlyö jäsenmaksunsa suorittamisen, toimii seuran sääntöjen vastaisesti, rikkoo lakeja tai toimii seuran tarkoitusperien ja sääntöjen vastaisesti.

Erotetulla on oikeus vedota seuran seuraavaan kokoukseen.

Erotetulla jäsenellä ei ole oikeutta vaatia takaisin seuralle suorittamiaan maksuja.

6 § Liittymis- ja jäsenmaksut

Jäseniltä perittävien liittymis- ja jäsenmaksujen sekä kannattajajäsenmaksujen suuruudesta päättää seuran syyskokous.

Hallituksella on oikeus vapauttaa jäsen jäsenmaksujen suorittamisesta sekä nimetä jäsen ainaisjäseneksi, jos hän on tehnyt seuralle huomattavia urheilullisia, taloudellisia tai muita palveluksia.
Ainaisjäsen on vapaa jäsenmaksuvelvollisuuksista. Saavutetut jäsenoikeudet säilyvät.

7 § Seuran kokoukset

Seura pitää vuosittain kaksi varsinaista kokousta. Seuran kevätkokous pidetään maalis-huhtikuussa ja syyskokous syys-marraskuussa hallituksen määräämänä päivänä.

Seuran ylimääräinen kokous pidetään kun seuran kokous niin päättää tai hallitus katsoo sen tarpeelliseksi tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) seuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii.

Ylimääräinen kokous on pidettävä kahden kuukauden kuluessa siitä kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.

Kokouksissa on jokaisella yli 15-vuotiaalla jäsenellä yksi ääni.

Kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä.

Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan, ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

8 § Kokousten koollekutsuminen

Kutsu varsinaiseen ja ylimääräiseen seuran kokoukseen on julkaistava vähintään 14 päivää ennen kokousta seuran virallisella ilmoitustaululla tai seuran internet-sivuilla tai kirjallisena ilmoituksena jäsenille tai julkaisemalla ilmoitus varsinaisen kokouksen päättämässä lehdessä.

9 § Varsinaiset kokoukset

Yhdistyksen kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. kokouksen avaus

2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa

3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

4. hyväksytään kokouksen työjärjestys

5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien/tilintarkastajien lausunto

6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle

7. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat

8. kokouksen päättäminen.

Yhdistyksen syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. kokouksen avaus

2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa

3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

4. hyväksytään kokouksen työjärjestys

5. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksun suuruus seuraavalle kalenterivuodelle

6. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet

7. valitaan yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa ja varatoiminnantarkastajaa taikka yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja varatilintarkastajaa

8. päätetään liittymis- jäsen- ja kannattajajäsenmaksujen suuruus

9. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat

10. kokouksen päättäminen.

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kevät- tai syyskokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

10 § Hallitus

Seuran toimintaa johtaa hallitus, johon kuuluu syyskokouksen valitsema puheenjohtaja ja 3-6 varsinaista jäsentä.

Hallituksen toimikausi on kalenterivuosi.

Hallitus valitsee täysi-ikäisten jäsentensä keskuudesta varapuheenjohtajan sekä lisäksi keskuudestaan tai ulkopuolelta sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta kun he katsovat siihen olevan aihetta tai vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.

Hallitus on päätösvaltainen kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä.

11 § Seuran nimen kirjoittaminen

Seuran nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja, kaksi yhdessä.

12 § Tilikausi ja tilintarkastus

Seuran tilikausi on kalenterivuosi.

Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilintarkastajille/toiminnatarkastajille viimeistään kolme viikkoa ennen kevätkokousta. Tilintarkastajien/toiminnatarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta hallitukselle.

13 § Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä seuran kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.

Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamista päättävän kokouksen määräävällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.

- - - -

Mäntsälän Tennisseuran rekisteriseloste (24.5.2018)

1. Rekisterinpitäjä

Sovellettavan tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on Mäntsälän Tennisseura. Mäntsälän Tennisseura vastaa siitä, että seuran jäsenrekisterin henkilötietoja käsitellään tätä selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

Mäntsälän Tennisseura 

Jukka Lehmusvuori

s-posti: jukkalehmusvuori@gmail.com

puhelin: 040 701 5710

osoite: Arolantie 7A12, 04410 Järvenpää

Tietosuojasta vastaava henkilö:

Mäntsälän Tennisseura 

Juha Torkkeli 

puhellin: 045 631 6685

Osoite: Kaislikontie 5 F 15, 04600 Mäntsälä

2. Henkilötietojen kerääminen

Mäntsälän Tennisseura kerää ja käsittelee henkilötietoja, jotka seura saa, kun henkilö asioi seuran kanssa, esimerkiksi jäseneksi liittymisen yhteydessä. Mäntsälän Tennisseura kerää ja käsittelee esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:

Henkilötiedot:

sukunimi, etunimet, postitusosoite, postinumero, postitoimipaikka, kotipuhelin, työpuhelin, matkapuhelin, sähköposti, sukupuoli

Jäsenyystiedot:

liittymispvm, jäsenlaji

Jäsenmaksutiedot:

jäsenmaksun alku- ja loppupvm, summa, laskutustiedot

Jäsensuhteen hoitaminen

jäsenyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto sekä rekisteröityjen oikeuksia koskevat kirjaukset

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste 

Mäntsälän Tennisseura kerää ja käsittelee vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen perustoiminnan harjoittamista ja jäsensuhteen hoitamista varten.

Mäntsälän Tennisseura käsittelee henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

1. Jäsensuhteen hoitaminen, järjestötoiminta, ja jäsenpalvelujen toteuttaminen 

Mäntsälän Tennisseura käsittelee henkilötietoja ensisijaisesti jäsensuhteen hoitamista, järjestötoimintaa, jäsenpalvelujen toteuttamista sekä jäsenmaksujen perintää varten.  Henkilötietojen käsittely perustuu jäsenen ja seuran väliseen jäsensuhteeseen (sopimus).

2. Jäsen- ja sidosryhmäviestintä sekä markkinointi

Mäntsälän Tennisseura voi olla yhteydessä jäseniinsä kertoakseen seuran toiminnasta, jäseneduista ja jäsenyyteen liittyvistä palveluista. Henkilötietojen käsittely perustuu seuran oikeutettuun etuun tarjota tietoa osana palvelua. Tietoja luovutetaan suoramarkkinointitarkoituksiin ja sähköiseen suoramarkkinointiin vain rekisteröidyn antaman kirjallisen tai sähköisen suostumuksen nojalla, joka on peruutettavissa milloin tahansa. Käsittelemme henkilötietojasi muihin tarkoituksiin, vain mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.  

3. Lakien noudattaminen

Mäntsälän Tennisseura voi käsitellä henkilötietoja lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten (esim. veroviranomainen) lakiin perustuvat tietopyynnöt.  

4. Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Mäntsälän Tennisseura voi luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille kun 

• seura arvioi, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksien toteuttamiseksi, jäsenten tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi;
• jäsenen suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee, esimerkiksi yhteistyökumppaneillemme jäsenetujen tarjoamista varten.

5. Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Mäntsälän Tennisseura ei siirrä jäsenten henkilötietoja EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle.

6. Henkilötietojen säilyttäminen

Mäntsälän Tennisseura säilyttää henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. 

Henkilötietoja säilytetään jäsensuhteen ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös jäsensuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Esimerkiksi, jäsensuhteen päättymisen jälkeen seura säilyttää tyypillisesti henkilötietoja, jotka ovat tarpeen vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi voimassaolevien vanhentumisaikaa koskevien säännösten mukaisesti. 

Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi. 

7. Jäsenen oikeudet 

Jäsenillä on oikeus tarkastaa henkilötietonsa. Jäsen voi milloin tahansa myös pyytää henkilötietojen oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa. 

Käsitellessä henkilötietoja jäsenen suostumuksen perusteella jäsenellä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus. Mäntsälän Tennisseura ei sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.

Oikeuksia voi käyttää lähettämällä pyynnön seuran tietosuojasta vastaavalle henkilölle, osoite on kohdassa 1. Rekisterinpitäjä.  

Mikäli jäsen kokee, että hänen henkilötietojensa käsittely ei ole asianmukaista, on hänellä oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. 

9. Tietoturva

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Tehtäviensä puitteissa seuran jäsenyhdistysten toimihenkilöillä ja määritellyillä luottamushenkilöillä on pääsy yhdistyksensä henkilöjäsenten tietoihin henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. 

Tarkoituksenmukaisetkaan toimenpiteet eivät aina estä kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitetaan asiasta soveltuvien lakien mukaisesti. 

10. Selosteen muuttaminen

Mäntsälän Tennisseuralla on oikeus muuttaa tätä selostetta. Seura ilmoittaa muutoksista verkkosivullamme http://mantsalantennis.fi

11. Lisätiedot

Tästä selosteesta voi kysyä ottamalla yhteyttä sähköpostitse tietosuojasta vastaavalle henkilölle, osoite kohdassa 1. Rekisterinpitäjä.